玩一場不確定到確定的遊戲3 專案管理的時機
玩一場確定到不確定的遊戲 專案管理的時機
郝哥平常在和企業家朋友以及教授課程的時候
都會聊到
什麼時機才是做專案管理最好的時機?
欸 要不要做鐵人三項啊?
除了騎腳踏車外 還有游泳以及跑步
不會只有騎車這麼單調
運動項目會變 而且可以看不同的風景
非常好玩
這是郝哥跟兩位鐵人三項大神級的前輩
初次聊到鐵人三項這趟不容易的賽事時
兩位大神給的回饋
當時郝哥的心理想
『不會吧 要我去做這麼困難的事情
我不過只是一個剛剛買自行車的
連一段風櫃嘴六公里的路都
騎的氣喘吁吁的自行車新手
怎麼可能跟你們去跑這麼困難的鐵人三項!?”
但是郝哥從6公里 一直到25公里
一直騎到100公里
一直騎到去比賽了
一直騎到練著練著
就從騎自行車一直精通到跑步
再從跑步精通到游泳
於是乎郝哥從原先一竅不通的運動競技的初始
玩家
搖身一變成能夠完成鐵人三項200多公里的神人
很多時候 我們靠的只是對於自己微薄的自信說
不可能 不可能 不可能
我們射的靶心永遠只會朝向 我們自己
而射出的箭只會名為 不可能
那就永遠不可能開始
因為 開始永遠是最甜蜜的困難蜜月
也是可以趁目標跌代
把過程成就感替偷換概念結果成就感的
心理逃避
所以順理成章 你就放棄了
但是要知道
所謂的專案管理
永遠沒有真正的什麼時候要開始的時機
缺人才與技術
那就去找人才啊
缺少技術 那就更應該去摸索技術啊
不是先有資源才進行專案管理
而是因為有了專案管理的概念 才去找各式各樣
的資源
不夠強大 所以我們才需要去練習解決問題
變得強大
因為專案管理本身就像一場打怪遊戲
一直打怪 一直突破 一直變強
接下來從郝哥的經驗中
專案管理總共會出現4個必須經歷的階段
可以精煉成四個問題
Q:有人說 我做的是規律性工作
配合公司的體制 每天完成自己該做的工作
就好啦 年復一年 月復一月 哪有什麼
不確定可言 你不是說 專案管理
是玩一場從確定到不確定的遊戲嗎?
A:書中舉了一個例子可供參考
有一位專門處理應付帳款的員工
他的工作是每個月要處理好幾千筆的
廠商付款 也就是要將收集來好幾千份的
廠商付款 轉換成發票
後來他突發奇想 就請廠商那邊
每個月直接匯整採購的品項與數量
月底簽字雙方認可後
大大減少了他以前那樣要處理數千張
發票的流程
簡化成一個月只需要處理數十張彙整
過的發票
這也是一個從不確定到確定的流程
他把一個從數十年來不確定能不能優化
的規律性作業
以他自己的行事風格把這件事情做的更好
確定了他加速處理帳款速度
讓廠商更快速的收到款項
這樣皆大歡喜的流程改善
把規律的事情看成不確定
想要事情做的好還要更好的態度
就是專案的基本態度
Q: 做事容易做人難 究竟要先搞定做事還是做人
才是專案成功的基礎?
A: 如果沒有人 無法成就事 對人不對事永遠是
憑空得美好人格幻想
但是要搞定和專案有相關的人
也是非常不容易的
就像郝哥書中有提及的
專案要成立 除了一個必要條件
『老闆要支持』挖賽 這個真的太有道理了
外 還充斥著無數個 次要條件
處理專案中必要的人 只要專案會
碰到他的 會涉及到他的 我們就要貼心的關注他
讓他可以成為專案的墊腳石 而不是絆腳石
就像郝哥在處理橫跨數百人的大專案
要周旋在各領域大老版間的行程敲定
也常常因為多方的共識喬不攏 而無法順利會議的
進行
這時候郝哥該怎麼做?
除了要先了解各個大人物間的共同不能出席會議的點在哪邊?
章節理稱為 特殊的語言
那就是每一位大老闆都有每日特定的行程 以及出差及特定
臨時無法出席的情況 這些特殊語言就要先理解
作為接下來如何行動的方針
進入這些大老闆的辦公室與秘書們協調 換來秘書們
的白眼的必然 這就是這個專案必須搞定的特殊語言
再來就是學會察顏觀色 了解大老闆們間的困難後
常言道 人與人之間都是互相的 伸手不打笑臉人
與專案有關的人 我們都要盡量了解在專案過程中
如何得到互通有無的好處
如果沒有好處 那就創造好處
在他人身上找解決問題的答案 不如自己建立
解決問題的系統
在這個案例中，郝哥去找了各個領域並參予此次
專案的大人物們協調 針對開會一事
請總經理給出一個特定的時間
如果其他人不能參與 那就直接向總經理請假
不然就是指派代理人 讓會議可以如期地進行
不延宕 也顧及到 大老闆 各個大人物間
的各自行程空間 還有與各個祕書間的協調需求
都一次性的解決
學交換 學價值的互相有無
一開始給人感覺很功利 很累
但在過程中 你才不會太累
Q: 如果專案要經歷變革 經歷興衰 為什麼還要做呢?
A: 很多人都知道 危機就是轉機 但是真正能把時機
轉的人有多少呢?
這裡有兩個基本邏輯
你要看的到轉機 才能夠轉
你要是對的人 才能啟動機會轉換
所以前面兩項
培養做事縝密的計畫以及溝通及做人的能力
其實就是在培養自己滿足專案管理掌握
將危機化為你基本功驗收的成果的實力
譬如郝哥提到 在前幾年企業家們面對
疫情影響實體商店收益時 各個企業都不
得不將他們實體的運營模式調整到線上
一間過去只有經營實體店面的傳統公司
遇上了百年難得一見的危機 如果
憑著過去縝密計畫及做事的能力
還有善於溝通做人的能力
儘管線上店商是個嶄新的領域
他們卻知道怎麼樣先把風險控制住
在入不敷出的情況下
『該割捨的先割捨 該節約的時候先節約』
才有辦法說 穩定大局
帶領員工去熟悉一套從線下銷售到線上
銷售的轉換流程
這就是學習 風險與作局的重要
而看懂局與不亂套 就要靠平時實力的累積
別總想著布局 布局 如果你沒有實力
必須先有累積自己看清局勢的實力
至於企業會經歷多次變革後體會到的產業興衰
郝哥說明，如果企業沒有經歷過以上三種考驗
亦即
學習計畫與做事
學習溝通與做人
學習風險與跟局
就算達標成功了
很大一部分可能只是運氣好
你並不真正了解可能的障礙是什麼
可能的難關是什麼
如果下次再遇到類似的問題
你可能就躲不開了
失敗: 只是暫時無法成功而已